Este artículo fue actualizado para reflejar nueva información el 23 de noviembre de 2022.
En este contexto, algunas empresas pueden encontrar que los enfoques presupuestarios tradicionales ya no funcionan tan bien como antes. Bajo circunstancias normales, presupuestar a partir de un período anterior es razonable. Pero si este período apenas se parecerá al último, esa puede ser una opción menos útil.
Es por eso que algunas empresas están literalmente empezando desde cero. Esta práctica, conocida como presupuesto base cero, puede ser útil para empresas que buscan alinear el gasto con los objetivos comerciales.
¿Qué es el Presupuesto Base Cero?
El presupuesto base cero (también llamado planeación base cero) es un método para preparar presupuestos sin llevar números de años anteriores. Debido a que requiere que los propietarios del presupuesto comiencen desde cero, deben revisar y justificar cada partida presupuestaria. El presupuesto base cero no solo es una estrategia de reducción de costos, sino un cambio de mentalidad, obligando a los líderes a cuestionar hábitos arraigados y suposiciones históricas. Cuestionar los viejos procesos puede ser especialmente importante ahora mientras navegamos por las muchas incógnitas resultantes de esta pandemia global.
Introducido en 1970 por Peter Pyhrr, el presupuesto base cero permaneció en gran medida sin usar y a menudo fue criticado. Pero en los últimos años, ha encontrado algunos adeptos a medida que los equipos de finanzas han comenzado a aceptarlo. La pandemia solo ha contribuido a este aumento en popularidad ya que puede ayudar a manejar los impactos de COVID-19.
Presupuesto Bottom-Up vs. Presupuesto Base Cero
Los recién llegados al presupuesto base cero podrían confundirlo comprensiblemente con el presupuesto bottom-up, pero no son lo mismo.
El presupuesto bottom-up, aunque comienza a nivel de departamento, aún utiliza un enfoque tradicional en el que las partidas presupuestarias se basan en tendencias de gastos históricos y suposiciones. Pero el presupuesto base cero no se basa en los resultados reales del año anterior, y la nueva partida presupuestaria realmente podría superar la del año anterior si ese gasto está justificado.
Los líderes financieros históricamente han tenido una relación de amor-odio con el presupuesto base cero, dando lugar a un puñado de mitos comunes, incluido que conducirá a recortar gastos al mínimo o que no funciona para empresas orientadas al crecimiento.
Pros y Contras del Presupuesto Base Cero
Pero hay muchas ventajas. Por ejemplo, el presupuesto base cero permite a las empresas comenzar de nuevo al abandonar la dependencia de los gastos del año pasado y en su lugar construir el presupuesto desde cero. Este enfoque quirúrgico para recortar costos es más estratégico, requiere reflexión e intención en torno a cualquier cantidad de dinero gastado.
El presupuesto base cero también descubre gastos de otra manera no cuestionados. Los gastos enterrados que se transfieren sin discusión de año en año, pero que pueden dejar de servir a los intereses de la empresa, salen a la luz y se examinan. Otro beneficio es una mayor responsabilidad. Cada propietario del presupuesto debe examinar y defender su gasto futuro, creando así un responsable de la toma de decisiones completamente implicado e informado.
Los críticos del presupuesto base cero afirman que es demasiado complejo y que lleva mucho tiempo reconstruir el presupuesto desde cero, optando en cambio por el enfoque presupuestario tradicional que se basa en tendencias históricas y previsiones económicas. Debido a las demandas de tiempo, los oponentes argumentan que el presupuesto base cero alarga el ciclo de planificación anual ya demasiado largo, lo que lo convierte en una opción poco razonable para muchos con enfoques de planeación más tradicionales. Finalmente, los críticos sostienen que el presupuesto base cero limita el enfoque de una empresa demasiado estrechamente en los gastos y no permite planear la innovación y el crecimiento.
El presupuesto base cero no solo es una estrategia de reducción de costos, sino un cambio de mentalidad, obligando a los líderes a cuestionar hábitos arraigados y suposiciones históricas.
Hasta hace unos años, estas desventajas probablemente eran válidas. La planificación basada en hojas de cálculo era difícil desde el principio, y anular los presupuestos y planes cada año hacía una tarea ya ardua aún más difícil.
Pero las soluciones modernas de planeación basadas en la nube han cambiado el juego sustancialmente, y los equipos financieros de hoy las están utilizando para trabajar con datos en tiempo real, colaborar entre departamentos y unidades comerciales, y corregir rápidamente el rumbo.
Presupuesto Base Cero: Mejores Prácticas
Las organizaciones que deseen explorar este enfoque de rápido crecimiento deben tener en cuenta estas mejores prácticas:
- Hazlo a nivel de la empresa: Para obtener todos los beneficios, el presupuesto base cero debe integrarse en un proceso de planeación de toda la empresa. Esto ayudará a identificar mejor los impulsores y las correlaciones clave, para que puedas tomar decisiones más estratégicas y basadas en datos.
- Ser estratégico: Para evitar un enfoque corto de visión, prueba tu plan de presupuesto base cero ejecutando múltiples escenarios hipotéticos para asegurarte de que sea estratégico, tenga longevidad y pueda alcanzar tus objetivos a largo plazo.
- Usa la modelización basada en controladores: Reduce el tiempo requerido para el presupuesto base cero creando modelos basados en controladores que simplifiquen el proceso de presupuestación, reduzcan el trabajo manual y proporcionen consistencia entre los departamentos.
- Desarrolla una cultura de colaboración: Implementa el tipo de cultura de planeación que fomente que los gerentes se asocien con finanzas para discutir o desafiar suposiciones, modelar el impacto de medidas de reducción de costos y explorar oportunidades adicionales para eficiencias operativas.
- Mantenlo continuo: Integra controles continuos en tu rutina diaria para monitorear los gastos contra los objetivos comerciales y los entornos comerciales cambiantes, y estar preparado para realizar ajustes rápidamente.
Di No a las Hojas de Cálculo:
Y si estás adoptando la planeación base cero para tu organización, piénsalo dos veces antes de depender de hojas de cálculo para hacer el trabajo pesado. Las hojas de cálculo son simples y poderosas, y los usuarios talentosos pueden hacer mucho rápidamente. Pero las hojas de cálculo también son engorrosas, retrospectivas e inaccesibles para los usuarios comerciales menos familiarizados con la tecnología, lo que dificulta la colaboración a gran escala. Solo el control de versiones ya es desafiante y lleva demasiado tiempo, sin mencionar la realización de análisis sofisticados.
Como resultado de estas limitaciones, los sistemas de planificación basados en hojas de cálculo tradicionales también han limitado cómo los clientes planifican.
Primero fueron las herramientas heredadas locales diseñadas para apoyar a una pequeña audiencia financiera senior para modelar el negocio a nivel macro, completamente contrario al concepto de planificación interconectada de toda la empresa que involucra a todas las funciones y planificadores. Luego, los proveedores de la nube intentaron abordar estos problemas, también a través de limitaciones en complejidad y alcance. Los límites comunes incluían:
- El número de dimensiones en un modelo.
- El número de usuarios.
- El número de modelos y el número de versiones.
- La forma en que los usuarios interactúan con los datos y los informes.
Algunos proveedores incluso recurrieron al concepto de crear cubos de informes separados para proporcionar informes más rápidos, lo que significaba que los clientes no estaban viendo resultados en tiempo real. Este compromiso entre velocidad y potencia es inadecuado en el mundo rápido y complejo de hoy. Como hemos explorado, la planificación moderna es valiosa precisamente porque es rápida y poderosa, permitiendo decisiones más inteligentes y rápidas.
Claramente, se necesita una nueva generación de tecnología de planificación.
Ingresa Workday Adaptive Planning
Ahí es donde entra en juego Workday Adaptive Planning. Una solución como Workday Adaptive Planning simplifica e incluso automatiza gran parte del trabajo manual y la entrada de datos que de otra manera harían del presupuesto base cero tradicional una carga. Workday Adaptive Planning permite la planificación a nivel empresarial, desde el balance y el flujo de efectivo hasta el presupuesto base cero y la previsión de gastos, personal e ingresos. También significa modelar sin límites, planificar de manera continua y comprensiva para obtener una visión holística del negocio y tener la facilidad de uso necesaria para incluir a todos los interesados en el entorno de planificación con poco o ningún entrenamiento.
Cuando utilizas una plataforma de planificación moderna, creada con un propósito y primero en la nube, la planificación pasa de ser periódica y aislada a continua, concurrente y unificada. Cada equipo en toda la organización trabaja con los mismos datos de rendimiento actuales y precisos, tomando decisiones inteligentes dentro de los contextos tanto detallados como generales.
Los planes se actualizan en tiempo real según los cambios en otros planes relacionados, formando sin esfuerzo un sistema integrado y sin problemas. Los tomadores de decisiones, tanto operativos como estratégicos, están constantemente expuestos a datos más recientes, relevantes y contextuales para respaldar decisiones más efectivas.
Las plataformas modernas de planificación primero en la nube brindan a cada planificador en toda la empresa los datos y la funcionalidad para elevar la planificación desde una necesidad funcional hasta un ejercicio exploratorio que agrega valor. La plataforma adecuada equilibra las capacidades de modelado poderosas con la accesibilidad vía autoservicio, por lo que no necesita programadores, ni especialistas para facilitar sus uso. Los encargados de planeación pueden prepararse con mayor sofisticación, probando continuamente sus suposiciones y modelando el rendimiento según cualquier combinación de indicadores comerciales, anticipando el cambio e identificando mejor las próximas acciones, con total visibilidad del negocio.
Los resultados de la planificación siempre han sido moldeados por las herramientas utilizadas para lograrlos. Durante mucho tiempo, las limitaciones tecnológicas impusieron un techo duro en la visión, sofisticación, calidad, previsión y profundidad de los ejercicios de planificación. Hoy, para los planificadores modernos que aprovechan el poder de la nube, es justamente lo contrario: la tecnología es liberadora.
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Bibliografía
What is zero-based budgeting? (2021, septiembre 14). Recuperado el 20 de febrero de 2024, de Workday Blog website: https://blog.workday.com/en-us/2021/zero-based-budgeting-best-practices-for-fpa-teams.html
¿Qué es el Presupuesto Base Cero?