¿Cómo puedes hacer la transición a la planificación continua?

Al prever y prepararse para lo que viene, las organizaciones pueden ser mucho más ágiles, proactivas y exitosas.

Una medida común del éxito empresarial es el crecimiento. Porque si no creces, no tienes éxito. Incluso en tiempos difíciles, se espera que las empresas superen los obstáculos y prosperen creciendo.

Pero cuando el departamento de finanzas considera el crecimiento centrándose en el tamaño y la escala, es muy fácil pasar por alto otros aspectos de la evolución de las empresas. No se trata solo de crecer, sino de mejorar.

Para la mayoría de las organizaciones, un área que puede mejorar —mucho— es su planificación. Y para un número cada vez mayor de empresas, nunca ha habido un mejor momento para transformar los procesos que les ayudan a prepararse para el futuro.

Proceso de planificación anual vs. Planificación continua

Puede seguir con un proceso tradicional de planificación anual, una tarea manual, a menudo basada en hojas de cálculo, que genera planes, presupuestos y pronósticos obsoletos en el momento de su finalización. Cuando dedica semanas o meses a desarrollar un plan que no se adapta a los cambios dinámicos que enfrenta su organización, invierte tiempo y esfuerzo en un modelo que no puede guiar a su negocio hacia adelante ni ayudarle a corregir el rumbo rápidamente. Aferrarse al statu quo puede parecer rentable en términos de gastos reales, pero los costos en tiempo y mano de obra, errores y oportunidades perdidas hacen que la planificación estática sea algo que su empresa no puede permitirse. Especialmente hoy en día.

La mejor opción es la planificación continua. Diseñada para el funcionamiento actual de las empresas, la planificación continua integra todos los datos financieros y operativos de la empresa en una única fuente de información que fundamenta los planes, presupuestos y pronósticos con datos reales actualizados.

La planificación continua permite a las empresas ajustar presupuestos y previsiones constantemente, para que puedan adaptarse y reaccionar en tiempo real con la información más reciente. Ahora más que nunca, las empresas se ven obligadas a acortar el plazo para evaluar, reevaluar y ajustar su plan general. Cuanto más se acerquen al tiempo real en la planificación, más estratégicas serán sus decisiones y más competitivas sus acciones.

Tres obstáculos comunes para la planificación continua

Muchas organizaciones se enfrentan a barreras comunes (y frustrantes) que les impiden alcanzar la planificación continua y una mayor agilidad empresarial. Una encuesta frecuentemente citada entre líderes empresariales globales ayuda a comprender qué distingue a las organizaciones de alto rendimiento de las que se están quedando atrás. Los resultados de la encuesta muestran que menos de 1 de cada 5 ejecutivos afirmó que su enfoque estratégico y de ejecución les permite reaccionar con agilidad y rapidez a los cambios del mercado.

¿Qué impide al resto planificar continuamente y operar con agilidad? Tres obstáculos clave:

• Tecnología o infraestructura obsoleta. Las tecnologías heredadas pueden aislar los datos entre departamentos y unidades de negocio, impidiendo que los usuarios accedan a los datos necesarios para supervisar la salud de la empresa y tomar decisiones informadas con rapidez.
• Deficiencia de habilidades. A medida que la planificación se extiende a toda la empresa, las organizaciones pueden percibir la necesidad de capacitación y experiencia adicionales para gestionar y aprovechar al máximo estas herramientas. Esto supone un desafío cuando solo se cuenta con un entorno de planificación diseñado exclusivamente para el área financiera.
• Procesos y procedimientos existentes. Los desafíos organizacionales, como las jerarquías rígidas y los flujos de trabajo inflexibles, pueden obstaculizar la implementación de procesos de planificación continua en el área financiera y en otros ámbitos.

La planificación continua permite a las empresas ajustar presupuestos y previsiones de forma constante, para que puedan adaptarse y reaccionar en tiempo real con la información más reciente.

Evolución hacia un proceso de planificación continua

Para superar estos obstáculos, la transición de una planificación anual estática a un proceso de planificación continua requiere cambios en al menos una de estas tres áreas: tecnología, personal o procesos. (Y lo más probable es que sea un poco de las tres).

Tecnología. No sería posible implementar un proceso de planificación continua  utilizando el entorno de planificación estático impuesto por la tecnología obsoleta. Las soluciones de planificación modernas basadas en la nube pueden automatizar la recopilación de datos en silos y hacer que estos sean visibles en toda la organización. De esta forma, todos los departamentos pueden compartir una única fuente de información y conocimiento para la planificación y la toma de decisiones.

Al evaluar la tecnología de planificación, busque soluciones que ofrezcan la flexibilidad necesaria para escalar a medida que su organización crece y a medida que más usuarios requieren más información con mayor frecuencia. Además, asegúrese de que sus soluciones sean independientes de la plataforma para evitar quedarse atascado utilizando sistemas inconexos y dispares que impiden el intercambio y la colaboración. Una solución líder le proporcionará la flexibilidad necesaria para modelar prácticamente cualquier escenario hipotético tantas veces como sea necesario, y prácticamente sin límites dimensionales. También integrará automatización inteligente, como el aprendizaje automático, para que pueda generar pronósticos más precisos con mayor rapidez e identificar posibles problemas con mayor antelación.

Personas. Toda la tecnología del mundo no servirá de nada si no se cuenta con las personas adecuadas, con las habilidades necesarias, para aprovecharla en el momento oportuno. La planificación y el análisis extendidos (xP&A), o planificación a nivel de empresa, incorpora las mejores prácticas de FP&A en toda la organización, para que todos puedan participar en un proceso de planificación continua. Al establecer una cultura de planificación continua, no solo se alivia la presión del equipo de finanzas, sino que también se ayuda a otros departamentos y líneas de negocio a optimizar sus presupuestos, previsiones y planes.

Procesos. La tecnología puede automatizar tareas manuales como la entrada y consolidación de datos, mientras que el desarrollo de habilidades en toda la empresa puede ayudarle a maximizar su capacidad de planificación continua. Al incorporar la planificación continua en sus flujos de trabajo estándar, puede garantizar que se utilizan las mismas prácticas recomendadas en toda la empresa para que todos trabajen en conjunto. Los responsables financieros deben establecer y orquestar procesos repetibles de planificación, presupuestación y previsión. Así es como puede preparar a toda su organización para adaptarse rápidamente a los cambios del mercado.

Comenzando su viaje de planificación continua

Entonces, ¿por dónde empezar: tecnología, personas o procesos? La respuesta varía según la organización. Algunas podrían centrarse en su necesidad más urgente o en dónde están más retrasadas, mientras que otras podrían buscar una solución rápida y sencilla a partir de la cual construir.

Dada la importancia de los datos, puede ser lógico centrarse primero en la tecnología. Esto permite crear una única fuente de información fiable que proporciona la base de datos inteligente necesaria para involucrar al personal y crear un proceso de planificación continua, no solo para finanzas, sino también para otros equipos como ventas, operaciones y recursos humanos.

Recuerda que no tienes que empezar a lo grande. Al empezar poco a poco con un caso de uso de prueba o un participante, puedes desarrollar tu marco de trabajo a un ritmo que te resulte cómodo, a la vez que creas líderes que te ayudarán a promover la planificación continua en toda la organización cuando estés listo para implementarla. ¿Lo más importante? No esperes.