¿Cómo hacer la transición a la planeación continua?

15 de octubre de 2024 por
CIO NET

Al prever y prepararse para lo que viene, las organizaciones pueden ser mucho más ágiles, proactivas y exitosas. Una medida habitual del éxito empresarial es el crecimiento, porque si no creces, no tienes éxito. Incluso en épocas de turbulencias, se espera que las empresas superen los obstáculos y prosperen creciendo. Pero cuando el departamento de finanzas considera el crecimiento centrándose en el tamaño y la escala, es muy fácil pasar por alto otros aspectos de cómo evolucionan las empresas. No se trata solo de crecer, sino de mejorar. Para la mayoría de las organizaciones, un área que puede mejorar (mucho) es la forma en que planifican. Y para un número cada vez mayor de empresas, nunca ha habido un mejor momento para transformar los procesos que las ayudan a prepararse para lo que viene. 

Proceso de planeación anual vs. planeación continua

Puede seguir con un proceso de planeación anual tradicional, una tarea manual que a menudo se basa en hojas de cálculo y que produce planes, presupuestos y previsiones que quedan obsoletos en el momento en que se finalizan. Cuando dedica semanas o meses a elaborar un plan que no puede seguir el ritmo de los cambios dinámicos a los que se enfrenta su organización, su tiempo y esfuerzo se invierten en un modelo que no puede guiar a su empresa hacia adelante ni ayudarle a corregir el rumbo rápidamente. Aferrarse al statu quo puede parecer rentable en términos de gastos reales, pero los costos en tiempo y mano de obra, los errores y las oportunidades perdidas hacen que la planeación estática sea algo que su empresa no puede permitirse. Especialmente en estos días. 

La mejor opción es la planeación continua. Diseñada para la forma en que las empresas deben operar hoy en día, la planeación continua aprovecha todos los datos financieros y operativos de la empresa en una única fuente de verdad que informa los planes, presupuestos y previsiones con datos reales actualizados.

La planeación continua permite a las empresas ajustar los presupuestos y las previsiones de forma constante, de modo que puedan cambiar y reaccionar en tiempo real con la información más reciente. Ahora más que nunca, las empresas se ven obligadas a acortar el margen de tiempo que les permite evaluar, volver a pronosticar y hacer ajustes a su plan general. Cuanto más se acerquen al tiempo real en lo que respecta a la planeación, más estratégicas serán sus decisiones y más competitivas sus acciones.

Tres obstáculos comunes a la planeación continua

Muchas organizaciones enfrentan barreras comunes (y frustrantes) que impiden el camino hacia la planeación continua y una mayor agilidad empresarial. Una encuesta a menudo citada de líderes empresariales globales ayuda a arrojar luz sobre lo que separa a las organizaciones de alto rendimiento de las que se quedan atrás. Los resultados de la encuesta muestran que menos de 1 de cada 5 ejecutivos dijo que su enfoque de la estrategia y la ejecución les permite reaccionar con agilidad y velocidad a los cambios del mercado. 

¿Qué impide que el resto planifique de forma continua y opere con agilidad? Tres obstáculos clave.

  1. Tecnología o infraestructura obsoletas. Las tecnologías heredadas pueden mantener los datos aislados entre departamentos y unidades de negocio, lo que impide que los usuarios empresariales accedan a los datos que necesitan para supervisar la salud de la empresa y tomar decisiones informadas rápidamente.
  2. Deficiencia de habilidades. A medida que la planeación se extiende a toda la empresa, las organizaciones pueden percibir la necesidad de capacitación y experiencia adicionales para navegar y aprovechar al máximo estas herramientas. Eso es un desafío cuando todo lo que se tiene es un entorno de planeación diseñado exclusivamente para el uso financiero.
  3. Procesos y procedimientos existentes. Los desafíos organizacionales, incluidas las jerarquías rígidas y los flujos de trabajo inflexibles, pueden obstaculizar la implementación de procesos de planeación continua en finanzas y más allá.

La planeación continua permite a las empresas ajustar presupuestos y pronósticos de manera constante, para que puedan adaptarse y reaccionar en tiempo real con la información más reciente. 

Evolución hacia un proceso de planeación continua 

Para abordar estos obstáculos, la transformación de una planeación anual estática a un proceso de planeación continua requiere un cambio en al menos una de estas tres áreas: tecnología, personas o procesos (y lo más probable es que sea un poco de las tres). 

Tecnología. No sería posible implementar un proceso de planeación continua utilizando el entorno de planeación estática impuesto por la tecnología heredada obsoleta. Las soluciones de planeación modernas basadas en la nube pueden automatizar la recopilación de datos en silos y hacer que esos datos sean visibles en toda la organización. De esa manera, todos los departamentos pueden compartir una única fuente de verdad y conocimiento para la planeación y la toma de decisiones. 

Al evaluar la tecnología de planeación, busque soluciones que proporcionen la elasticidad necesaria para escalar a medida que su organización crece y a medida que más usuarios requieren más información con mayor frecuencia. Además, asegúrese de que sus soluciones sean independientes de la plataforma para no quedarse atascado utilizando sistemas dispares e inconexos que impiden el uso compartido y la colaboración. Una solución líder le proporcionará la flexibilidad que necesita para modelar prácticamente cualquier escenario hipotético tantas veces como sea necesario y prácticamente sin límites dimensionales. También integrará automatización inteligente, como aprendizaje automático, para que pueda producir pronósticos más precisos más rápidamente e identificar problemas potenciales antes.

Personas. Toda la tecnología del mundo no servirá de nada si no se cuenta con las personas adecuadas con las habilidades adecuadas para aprovecharlas en el momento adecuado. La planeación y el análisis extendidos (xP&A), o planeación a nivel de toda la empresa, incorporan las mejores prácticas de FP&A en toda la organización, de modo que todos puedan participar en un proceso de planeación continua. Al establecer una cultura de planeación continua, no solo se quita presión al equipo de finanzas, sino que también se ayuda a otros departamentos y líneas de negocio a aprovechar al máximo sus presupuestos, previsiones y planes.

Procesos. La tecnología puede automatizar tareas manuales, como la entrada y consolidación de datos, mientras que el desarrollo de habilidades a nivel de toda la empresa puede ayudarle a maximizar su capacidad de planeación continua. Al incorporar la planeación continua como parte de sus flujos de trabajo estándar, puede asegurarse de utilizar las mismas prácticas recomendadas en toda la empresa para que todos trabajen como uno solo. Los líderes financieros deben establecer y orquestar procesos repetibles de planeación, presupuestación y previsión. De esta manera, puede equipar a toda su organización para adaptarse rápidamente a los cambios del mercado. 

Comenzando su viaje de planeación continua 

Entonces, ¿por dónde debería empezar: por la tecnología, ¿las personas o los procesos? La respuesta es diferente para cada organización. Algunas pueden centrarse en su necesidad más urgente o en dónde están más retrasadas, mientras que otras pueden desear obtener una victoria rápida y fácil a partir de la cual puedan construir. 

Dada la importancia que tienen los datos, puede tener sentido centrarse primero en la tecnología. Esto le permite crear una única fuente de verdad que puede proporcionar la base de datos inteligente que necesitará para involucrar a las personas y crear un proceso de planeación continua, no solo para finanzas sino también, eventualmente, para otros equipos, como ventas, operaciones y recursos humanos. 

Tenga en cuenta que no tiene que empezar a lo grande. Si comienza a pequeña escala con un caso de uso de prueba o un participante, puede desarrollar su marco a un ritmo que le resulte cómodo y, al mismo tiempo, crear campeones que puedan ayudarlo a promover la planeación continua en toda la organización cuando esté listo para implementarlo. ¿Lo más importante? No espere e inicie el camino para que la transformación financiera funcione para su negocio. 

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