La capacidad de evaluar rápida y fácilmente los resultados potenciales (el mejor caso, el peor caso, el caso más probable) es extremadamente valiosa cuando las variables cambian constantemente.
La planificación de escenarios prepara a las organizaciones para la incertidumbre, creando un manual para posibles disrupciones del negocio. Si se ejecuta correctamente, constituye un enfoque estratégico para gestionar la incertidumbre y visualizar el futuro, lo que permite a los equipos financieros contribuir a la agilidad y al avance de la empresa.
Los directores y los líderes financieros utilizan la planificación de escenarios para eliminar algunas conjeturas y estar mejor preparados en tiempos de volatilidad. Además, puede ofrecer una ventaja competitiva al ayudar a las empresas a reaccionar con rapidez y agilidad ante los cambios. Dado que se ha anticipado una situación determinada, las personas dedican su tiempo a ejecutar y mejorar una crisis, en lugar de apresurarse a elaborar un plan.
Por qué es ahora el momento de planificar escenarios
Si alguna vez hubo un momento para aprovechar todas las herramientas y la tecnología disponibles para responder a los cambios a medida que ocurren, ese momento es ahora. Dada la incertidumbre en nuestro mundo, es útil comprender que la planificación de escenarios no consiste en modelar las causas probables de una disrupción específica, como una pandemia. Esto se debe a que una disrupción podría deberse a diversas causas: un desastre natural, una crisis de combustible, un desplome monetario regional, disturbios políticos, una pandemia; la lista es prácticamente infinita. En otras palabras, es crucial planificar escenarios considerando los efectos, no las causas.
Por lo tanto, es importante construir escenarios basados en los impactos probables y modelarlos en torno a ellos. Analizar escenarios hipotéticos que incluyan posibilidades como recortes de costos o cambios en la demanda ayuda a preparar una serie de planes de contingencia para abordar los impactos financieros, operativos y de flujo de caja que podrían resultar de numerosas disrupciones.
Por ejemplo, un cliente de educación superior de Workday está analizando escenarios en torno a la pérdida de ingresos por alojamiento y manutención, la posibilidad de que menos estudiantes regresen y los gastos asociados con la educación en línea remota. Otro ejemplo es una organización de atención médica que ha utilizado capacidades de modelado multidimensional basado en impulsores para hacer correcciones de rumbo mientras gestionaba cambios en el volumen de pacientes, mayores regulaciones gubernamentales y una disminución en los reembolsos de seguros.
Si alguna vez hubo un momento para reunir todas las herramientas y la tecnología disponibles para ayudar a responder al cambio a medida que ocurre, ese momento es ahora.
Independientemente del sector o caso de uso, la planificación multiescenario permite a las organizaciones aislar sus factores impulsores, modelar según su posible impacto y agudizar su previsión para saber qué podrían necesitar hacer en el futuro. Es una verificación de la realidad para una realidad que aún no se ha materializado.
Planificación de escenarios más allá del resultado final}
¿Cómo logran estas empresas adivinar el futuro y prever sus posibles escenarios? Lo hacen mediante un enfoque moderno de planificación.
Los procesos de planificación modernos y continuos se basan en datos en tiempo real, una potente automatización y tecnologías avanzadas como el aprendizaje automático, lo que ayuda a los planificadores de todo el negocio a modelar escenarios hipotéticos prácticamente sin límites, a la vez que iteran rápidamente múltiples escenarios para identificar los resultados más probables y las acciones más efectivas. Las plataformas más avanzadas incluso ayudan a identificar predicciones erróneas, para que se tenga mayor confianza en los escenarios que se modelan. Mientras tanto, la monitorización de los resultados ayuda a identificar tendencias y patrones que podrían refinar aún más el modelo de escenarios.
Al incorporar en su modelo de planificación datos financieros y no financieros que podrían verse afectados por las interrupciones, podrá establecer un mayor paralelismo entre los factores impulsores y comprender mejor cómo se afectan entre sí. Su plan de respuesta también será más completo, abarcando múltiples departamentos para una ejecución más rápida y cambios de rumbo más precisos. Esto incluye la planificación financiera, de personal y de ventas.
Procesos de planificación de escenarios
La plataforma adecuada permitirá a los directores financieros y a sus equipos modelar cualquier número de escenarios, y modelar una cantidad suficiente podría marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Simplemente asegúrese de que estos escenarios se basen en los impulsores clave de su negocio para evitar desviarse hacia exploraciones de bajo valor que inmovilizan recursos para calcular impactos extremadamente improbables. Por poner un ejemplo extremo y fantasioso, el descubrimiento de una fuente de energía prácticamente gratuita e ilimitada transformaría radicalmente nuestro mundo y revolucionaría industrias enteras, pero es poco probable que eso suceda pronto.
Pero evalúe una amplia gama de resultados, incluyendo el mejor, el peor y el más probable. Generar una visión integral de los resultados potenciales le ayuda a usted y a los líderes de su organización a tomar mejores decisiones. Y desarrollar una comunicación interna sólida para distribuir y difundir escenarios rápidamente y con las personas adecuadas le permite mantenerse al tanto de las condiciones cambiantes y cambiar de rumbo rápidamente.
Es una verificación de la realidad de una realidad que aún no ha sucedido.
Para iniciar el proceso de modelado de escenarios hipotéticos, formule preguntas que le ayudarán a explorar por completo las posibilidades de una interrupción del negocio, una guerra de precios, una caída de ingresos o cualquier otro escenario que valga la pena planificar:
- ¿Qué efectos tienen los impactos financieros, como los ingresos diferidos o los pagos impagos, en las previsiones de ingresos? ¿Cómo afectarán la planificación de la demanda ante posibles cierres de ubicaciones o desequilibrios de inventario?
- ¿Cómo equilibrará sus necesidades de personal a corto plazo con las necesidades a largo plazo de la empresa?
- ¿Hay escasez de un conjunto de habilidades que actualmente tiene alta demanda y que escasea en su zona? ¿Cómo puede encontrar personal con esas habilidades?
- ¿Qué sucede si no contrata hasta el próximo trimestre o incluso el siguiente?
- ¿Qué sucede si necesita reducir el salario de los empleados o la plantilla?
- ¿Cómo ajustará sus objetivos o presupuestos, y cuál será el efecto dominó en todo el departamento de ventas?
- ¿Qué sucede si su cartera de ventas se congela o se reduce?
- ¿Cómo puede adaptarse a una posible reducción de recursos de ventas, y cómo afectará esto a las reservas, la productividad y los costes?
- ¿Cómo afectará la estacionalidad al flujo de caja, ya interrumpido?
No eres adivino, pero puedes estar mejor preparado
Quizás no pueda predecir la próxima pandemia, la próxima recesión ni el último avance tecnológico que impacte a su sector. Pero si modela suficientes escenarios hipotéticos críticos, podrá afrontar la disrupción con agilidad. Y ese podría ser el resultado más valioso de todos.
Planificación de escenarios: la verificación de la realidad que toda empresa necesita