Aunque la mayoría de los principales responsables de la toma de decisiones estarían de acuerdo en que la planeación tiene un impacto directo en el rendimiento, las señales de una planeación obsoleta están distribuidas y a menudo son difíciles de detectar.
Históricamente, las herramientas y tecnologías han permitido la planeación estratégica y, al mismo tiempo, la han limitado.
El primer programa de hojas de cálculo, Visicalc, fue un punto de inflexión para las organizaciones financieras cuando apareció en 1979. Por un lado, permitió una presupuestación y un modelado de previsiones más rápidos y eficientes. Y ahora, 45 años después, las hojas de cálculo siguen siendo un elemento fijo en los entornos de planeación.
Sin embargo, a pesar de décadas de mejoras graduales, las hojas de cálculo simplemente no son adecuadas para el entorno competitivo actual, donde el acceso a datos en tiempo real y la colaboración entre las partes interesadas se ha convertido en un sello distintivo de la agilidad empresarial. Otras herramientas de planeación financiera, incluidos los sistemas heredados de gestión del rendimiento corporativo (CPM) o de gestión del rendimiento empresarial (EPM), tampoco se diseñaron para potenciar la planeación moderna. Tampoco han logrado evolucionar lo suficientemente rápido y, por lo tanto, no pueden seguir el ritmo en un momento en el que el cambio se está produciendo más rápido que nunca.
Las limitaciones de las herramientas de planeación tradicionales
Las organizaciones acostumbradas a confiar en esta tecnología de planeación anticuada tienden a aceptar sus deficiencias como consecuencia de la planeación a escala empresarial, un doloroso status quo marcado por:
- Procesos y conciliaciones lentos y manuales
- Excesivos silos de datos
- Colaboración deficiente y creciente frustración
- Oportunidades competitivas perdidas
- Ineficiencias generalizadas y soluciones alternativas ineficaces
- Desalineamiento estratégico
La distancia entre lo que ofrecen las herramientas tradicionales y lo que las organizaciones de hoy necesitan (un software de planeación financiera estratégico, moderno, continuo, integral y colaborativo) representa un vacío tecnológico. Y ese vacío solo empeora una brecha de aceleración en la que han caído demasiadas organizaciones, con la consecuente perdida de agilidad empresarial.
El mejor software de planeación financiera ayuda a las empresas a superar el vacío tecnológico de planeación al ofrecer una plataforma en la nube especialmente diseñada, donde todo está diseñado para optimizar la planeación.
El vacío tecnológico en materia de planeación afecta a las empresas justo donde más importa. A medida que el ritmo del cambio se acelera, la necesidad de una planeación estratégica se vuelve más imperiosa, lo que a su vez exige que más partes interesadas participen de manera activa y significativa en la planeación. Pero las herramientas tradicionales de planeación financiera no están diseñadas para una amplia participación. Y a medida que la planeación va más allá de las finanzas, algo que debe hacer ahora más que nunca, las fallas de la planeación tradicional se hacen aún más evidentes.
Lo que necesita planificar a escala empresarial
Para que la planeación sea continua y a nivel de toda la empresa, debe diseñarse para que se lleve a cabo a escala empresarial. ¿Qué significa eso para las herramientas y tecnologías en las que se basan los planificadores para presupuestar, pronosticar y modelar escenarios de modo que puedan comprender las posibles implicaciones de sus acciones? Significa que esas herramientas deben tener las siguientes capacidades esenciales:
Admite cualquier cantidad de usuarios.
La planeación ha sido durante mucho tiempo el dominio exclusivo de las áreas de finanzas, con un puñado de planificadores altamente capacitados que recopilan, consolidan y concilian datos manualmente. Eso no funcionará para la planeación a gran escala, con la necesidad de admitir cientos, incluso miles de usuarios simultáneos, todos planificando casi en tiempo real utilizando los mismos datos subyacentes y modelos interconectados. Cualquier plataforma de planeación moderna debe adaptarse a este volumen sin perder rendimiento. Pero no se trata solo de escalabilidad técnica. Para que las partes interesadas en RR. HH., operaciones, ventas y otras áreas participen en la planeación, se necesita una plataforma que sea más intuitiva y accesible que las herramientas específicas de finanzas de antes. Si los usuarios se ven obligados a confiar en expertos técnicos para realizar actividades de planeación sofisticadas, la adopción se estancará.
Habilite el modelado de escenarios ilimitado.
Las limitaciones de los modelos son comunes entre las plataformas de planeación tradicionales. Por lo general, se ven limitados por barreras técnicas en cuanto a la cantidad de dimensiones, por ejemplo, o por el tiempo excesivo que lleva modelar un escenario, lo que luego limita su capacidad para explorar tantos escenarios como desee. Las herramientas modernas permiten a los planificadores de toda la organización ejecutar escenarios hipotéticos cuando lo necesiten, en función de datos de planeación subyacentes coherentes. Potencialmente, podría ver a cientos de planificadores en finanzas y varias funciones operativas modelando escenarios semanalmente. La plataforma moderna adecuada puede adaptarse a ese nivel de sofisticación a escala, no solo, por ejemplo, la entrada de datos a escala. Al permitir la planeación ilimitada de escenarios, la tecnología de planeación moderna democratiza la toma de decisiones basada en datos en lugar de limitar los conocimientos a unos pocos pensadores técnicos seleccionados.
Simplifique y agilice las integraciones de datos.
La planeación tradicional suele depender de que el departamento de finanzas importe y concilie manualmente los datos de planes dispares (aquellos creados por planificadores dispersos que utilizan diferentes sistemas y datos). Es una barrera persistente para el progreso. Pero la planeación moderna se realiza de forma continua, en toda la empresa, en una plataforma unificada. Para crear una verdadera visibilidad en toda la empresa, la planeación moderna exige una plataforma que pueda incorporar automáticamente datos transaccionales y operativos de cualquier sistema (como su CRM, ERP, aplicaciones específicas de la industria o incluso software más específico para ciertas funciones). Las plataformas de planeación modernas deben ser profundamente adaptables y capaces de integrarse a escala con los sistemas de los que depende su empresa para garantizar que no se excluya ninguna fuente de inteligencia de planeación.
Proporcionar métricas diversas.
Con su enfoque en las finanzas, la planeación tradicional normalmente limita la capacidad de modelado a las cuentas del libro mayor. La planeación a nivel de toda la empresa exige una plataforma que pueda modelar un conjunto mucho más amplio de métricas. Para que la planeación sea valiosa para los tomadores de decisiones dispersos, necesita una plataforma que pueda incorporar y ejecutar modelos a partir de las métricas operativas subyacentes que forman el pulso de su negocio. Por ejemplo, los planificadores de ventas podrían querer modelar el impacto de ganar una cuenta de cliente importante en la asignación de territorio del próximo trimestre, mientras que los planificadores de la fuerza laboral podrían modelar el impacto de una reestructuración planificada en el desempeño organizacional. La planeación moderna debe dar cabida y conectar estas y muchas otras situaciones diversas.
Ofrezca dimensiones versátiles.
La planeación tradicional exigía el dominio de los datos financieros, pero poco más. La planeación moderna exige refractar muchos más datos de muchas más formas para supervisar, medir e informar sobre el rendimiento en cualquier combinación de factores que respalde su caso de uso inmediato de los miles de casos de uso posibles en toda la empresa. Eso es un problema tanto de complejidad como de flexibilidad, que exige una plataforma que pueda segmentar y analizar sus datos de la misma manera que usted administra su empresa. Dado que el software de planeación financiera moderno necesita cumplir con tantas dimensiones, la plataforma de planeación elegida debe ser en la nube para ser viable. Eso es diferente de las soluciones de planeación locales tradicionales que se han modificado para brindar cierto soporte en la nube, lo que carga a las empresas con datos heredados complejos.
Prepárese para la incertidumbre y la disrupción de hoy y de mañana
Aferrarse a herramientas y tecnologías diseñadas para la forma en que solían funcionar las empresas no es una forma de lidiar con la incertidumbre y la disrupción de hoy y mañana. El mejor software de planeación financiera ayuda a las empresas a superar el vacío tecnológico de planeación al ofrecer una plataforma diseñada específicamente y basada en la nube, donde todo está diseñado para optimizar la planeación. Eso está a años luz de donde se encuentran muchas organizaciones hoy en día. Pero es imperativo que lleguen a ese punto lo antes posible y lograr que la transformación financiera funcione para su negocio.
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Por qué el software de planeación financiera tradicional no funciona